Google Workspaceでグループメールを作成し、メーリングリストとして使う方法
Contents
やりたいこと
組織にGoogle Workspaceを導入し、“info@組織ドメイン” などの共有メールアドレスを設定して、外部とのメールのやり取りを行う。
共有メールアドレスは、組織内の複数のユーザーが受信し、送信時にはユーザーが送信者を個人/共有アドレスに切り替えられるように設定する。
やったこと
1. Google Workspace上でのグループ作成
1.1 Business用のGroup設定
必要に応じて、Business用のGroup設定をONにする。
Business用のグループ設定On/Off時の機能の比較は、GWS Admin Helpページを参照。
切り替える場合、
- Sign in to your Google Admin console (using an administrator account)
- In the Admin console, go to Menu, Apps > Google Workspace > Groups for Business.
- Click Service status.
- To turn a service on or off for everyone in your organization, click On for everyone or Off for everyone, and then click Save.
詳細はサポートページ参照: https://support.google.com/a/answer/167096
1.2 グループ作成
Admin consoleで、メニュー > ディレクトリ> グループ から"グループを作成"
- グループ名: 例) contact
- グループのメールアドレス: contact@ドメイン名
- グループの説明: Webサイト問い合わせフォームの受付と応答送信
- グループのオーナー: オーナーユーザーのアカウント(メールアドレス）。複数設定可能
- ラベル
- メーリング: メーリングリスト及び配信リスト用の場合、チェックする
- セキュリティ: ポリシー（アクセス制御など）を適用するグループとする場合にチェック
今回は、ラベルは「メーリング」のみチェックし、後で削除できない「セキュリティ」はチェックせずに登録した。
2. グループ設定（アクセスタイプ）
今回は、以下のように設定したい。
- 組織内の特定のユーザーが会話を閲覧可能
- 外部ユーザーはグループアドレスを指定して投稿は可能
- 外部ユーザーはメーリングリストに参加不可
このため、チェックを以下のようにした。
「投稿できるユーザー」に"外部"のチェックをつけないと、組織外のアカウントから共有アドレスに受信したメールをリジェクトしてしまうので注意。
3. 個人のGmailのアカウント設定（メール送信時の共有アドレスへの切り替え）
メール送信するときに、個人のメールアカウント(例: user1@ドメイン名)と、設定した共有アカウント(例: contact@ドメイン名)を切り替えられるように、Gmailのアカウント管理画面で設定する。
- Gmailの “設定”(歯車)マークから、「すべての設定を表示」
- “アカウント"タブで、「他のメールアドレスを追加」
- ポップアップウィンドウで、”名前"と"メールアドレス"を設定、“エイリアスとして扱います"をチェック
- 「次のステップ」に進むと、個人のメールアドレスに確認メールが送信される。受信したメールの承認リンクをクリック。
Gmail送信時の「差出人」のメールアドレスを、🔽 マークで切り替えられるようになる
References
- GWS Admin Help: Business用のグループ設定On/Off時の機能の比較
- GWS Admin Help: Update group details
- Gmailヘルプ別のアドレスやエイリアスからメールを送信する